Von Lydia WeyresExpertin für Besprechungs- und Zeitmanagement

Klar und lebendig

10 Schritte zum erfolgreichen Abschluss eines Meetings

Sind Besprechungen die Energie- und Zeitfresser Ihres Arbeitsalltages? Wie Sie Ihre Meetings effizient leiten, erklärt die Diplom-Psychologin Lydia Weyres aus Bergisch-Gladbach. Seit 14 Jahren trainiert sie Führungskräfte darin, Meetings ergebnisorientiert zu führen. Lydia Weyres gibt Ihnen 10 Tipps für eine zielorientierte Moderation an die Hand.

  1. Thema und Ziel sind nicht das Gleiche.
    Das Thema der Besprechung sind z. B. Neuerungen, die der Vorstand für das Unternehmen entschieden hat. Das Ziel der Zusammenkunft ist, wie diese Entscheidungen nun umgesetzt werden können. Formulieren Sie Ihr Ziel SMART und visualisieren Sie es im Raum.
  2. Eine Agenda erstellen und rechtzeitig verschicken.
    Geben Sie zu jedem Punkt die Abschlusszeiten nicht die Dauer an. Sie können sich dann besser orientieren, an welchem Punkt der Besprechung Sie gerade sind. Die Agenda sollte im Raum hängen bleiben.
  3. Beginnen und enden Sie pünktlich.
    Nur dann kommen Ihre Teilnehmer pünktlich, denn sie lernen schnell: „Wenn ich unpünktlich bin, ist nicht so schlimm. Die warten schon auf mich.“ Unmut kommt auf, wenn Sie kurz vor Schluss noch ein neues Thema anschneiden. Das sorgt für Ärger über die aktuelle Sitzung und für ungute Gefühle vor weiteren Besprechungen.
  4. Nehmen Sie die Gruppe mit in die Verantwortung.
    Stellen Sie zu Beginn kurz vor, was besprochen wird und holen Sie sich das Einverständnis der Teilnehmenden ab. Mit einem Appell an die gemeinsame Verantwortung verhindern sie Abschweifungen: „Lassen Sie uns alle darauf achten, dass wir unser Ziel in der vereinbarten Zeit erreichen.“
  5. Richten Sie einen Themenspeicher ein.
    Schreiben Sie auf ein Flipchart die Themen, die angeschnitten werden, aber nicht zum Ziel passen. Sie demonstrieren damit Wertschätzung für Ihre Kollegen, indem Sie Themen würdigen, aber nicht abwürgen.
  6. Behalten Sie stets das Ziel im Auge.
    Kommentieren Sie Fortschritte oder Hänger.
  7. Wer macht was bis wann?
    Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und erstellen Sie einen Maßnahmenplan. Das kann in Form einer Tabelle sein. Davon ein Foto machen und anschließend an alle Teilnehmer schicken.
  8. Klar und konsequent.
    Haben Sie den Mut zur Konsequenz. Klar zu sein bedeutet, in der Besprechung auf den Punkt zu kommen. Konsequent zu sein bedeutet, danach zu handeln.
  9. Vermeiden Sie PowerPoint-Präsentationen.
    Sie stören die Konzentration und sorgen für Langeweile. Ausnahme: z. B. eine komplizierte Prozessbeschreibung.
  10. Bringen Sie Abwechslung in Besprechungen.
    Setzen Sie unterschiedliche Medien ein, aktivieren Sie die Teilnehmer durch Übungen, lassen Sie die Moderation rotieren. Gehen Sie nach draußen oder besprechen Sie sich im Stehen.

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